12 Tips Menghemat Uang dalam Perencanaan Pertemuan

Rapat dan acara perencanaan

Sebuah Panduan Perencanaan dengan Biaya yang Efisien untuk Bertemu Para Profesional

Bukan sebuah rahasia bahwa perusahaan berupaya menekan biaya manapun yang mereka bisa. Konferensi web, jaringan sosial dan alat pertemuan berteknologi tinggi lainnya memiliki tempatnya, tapi ada waktu dan alasan ketika pengganti tidak dapat digunakan untuk mengumpulkan orang bersama.

Beri smartphone pada sejumlah pegawai kantor yang cerdas dan mereka dapat dengan mudah mengerjakan seluruh tugas mereka dari mana saja di dunia. Namun pada akhirnya,  bisnis adalah tentang kepercayaan, dan masih membutuhkan pertemuan tatap muka.

Kunci untuk meyakinkan manajemen bahwa pertemuan dan acara harus tetap menjadi bagian integral dari setiap strategi organisasi atau perusahaan secara keseluruhan adalah dengan menunjukkan bahwa setiap tindakan yang memungkinkan hemat biaya diperhitungkan, dan di akhir, menunjukkan setiap ROI (return on investment atau tingkat pengembalian investasi) dari acara yang diajukan.

Dengan memikirkan latar belakang tersebut, kami telah mengumpulkan tips dari para ahli dan publikasi perdagangan, serta wawasan saya sendiri untuk menurunkan biaya di beberapa area kunci dari perencanaan acara dan pertemuan.

 

1. Pilih Lokasi Anda dengan Bijak

“Lokasi, lokasi, lokasi” adalah ungkapan yang sering digunakan dalam industri realestat dan berarti bahwa semakin diinginkan suatu lokasi, maka akan semakin mahal.

Memang benar, dalam perencanaan acara juga. Tempat yang Anda pilih untuk menjadi tuan rumah sebuah acara dapat berdampak besar pada biaya penyelenggaraan acara tersebut. Di kota-kota besar, bukan hanya biaya dasar venue saja yang terpengaruh. Pilih satu tempat seperti Jakarta, dan Anda dapat memperkirakan untuk membayar kamar hotel, makanan & minuman, bahkan ratusan benda kecil wajib punya serta pelayanan, dengan tarif di atas harga pasar yang bisa untuk mengadakan acara berkualitas tinggi. Mungkin, mengorganisir sebuah acara di Surabaya atau Bali adalah pilihan yang lebih baik.

Kedekatan jarak dengan bandara, kamar hotel, dan daya tarik lokal semuanya penting, tentu saja. Tapi lihat sekitar, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat memiliki akses ke semua fasilitas tersebut dengan biaya yang lebih sedikit daripada berada di pusat kota. Daerah metropolitan yang lebih luas biasanya memiliki bandara satelit dan fasilitas rapat yang unggul, tidak jauh dari lokasi pusat mereka.

 

2. Membuat dan Mengelola Anggaran

Adalah sebuah kebijakan bisnis bahwa untuk mengendalikan biaya, Anda harus tahu apa biaya Anda.

Bahkan sebuah acara kecil dapat menjadi usaha yang kompleks dengan banyaknya biaya yang keluar dengan cepat jika Anda tidak punya rencana untuk mengantisipasinya. Mengidentifikasi biaya, jauh sebelum Anda benar-benar berada di tempat kejadian dapat membantu memastikan bahwa semuanya telah tertutup, sebelum detik-detik terakhir perusak anggaran “harus ada, berapa pun biayanya”. Semakin besar suatu acara, semakin penting untuk punya anggaran yang terperinci. Selalu ada detik-detik terakhir, barang tak terduga, dan setiap anggaran butuh beberapa fleksibilitas untuk mengatasinya. Adalah sebuah ide bagus untuk mempunyai persentase kecil yang dibangun untuk menangani setiap kemungkinan tak terduga, terutama dengan biaya besar yang sulit diukur.

 

 

3. Jadilah Fleksibel

Cara terbaik untuk menghemat biaya fasilitas dasar adalah dengan menjadi fleksibel terhadap tanggal acara Anda. Fleksibilitas tanggal dapat mencetak penghematan besar.

Kebanyakan fasilitas rapat dan konvensi dihitung per jam, karenanya tetapkan sebuah agenda, dan ikuti; masuk dan keluar tepat waktu serta merencanakan jadwal acara yang padat tanpa ada waktu terbuang sia-sia, dapat menghemat uang. Jam operasi yang ditetapkan dengan hati-hati juga akan menghemat uang.

Minta bantuan membuat acara agar sesuai anggaran Anda. Anda mungkin akan terkejut, seberapa kreatif dan suka menolongnya sebuah venue, jika Anda memberikan anggaran yang realistis di muka. Tapi pahami bahwa setiap venue memiliki biaya operasi dasar yang harus dipenuhi.

 

 

4. (Hampir) Semuanya dapat Dinegosiasi

Pemasok akan bekerja lebih keras – dan mungkin memotong biaya – untuk mendapatkan bisnis Anda. Keseluruhan hubungan antara perencana dan pemasok menjadi sebuah pasar milik pembeli, di mana perencana dapat bernegosiasi tentang kelonggaran, insentif, tarif, dan ketentuan kontrak lainnya sehingga lebih ringan.

Negosiasi dengan pihak hotel tidak pernah mudah, tapi sekarang ada peluang untuk memanfaatkan semua yang dimiliki perencana pertemuan dalam tawar menawar. Idealnya, tahu berapa tarif di hotel pesaing sebelum Anda mulai bernegosiasi – atau menggunakan situs perbandingan demi mendapatkan tarif terbaik. Jumlah kamar dan malam yang akan kelompok Anda butuhkan dapat dimanfaatkan untuk memperoleh diskon, mengingat kamar tamu menawarkan peluang keuntungan yang lebih besar dibandingkan pelayanan acara lainnya di venue tersebut.

 

 

5. Makanan dan Minuman Sangat Penting

Makanan dan minuman dapat membuat atau menghancurkan sebuah pertemuan. Perencana pertemuan menghabiskan banyak waktu, fokus pada bagaimana mendapatkan pelayanan dan kualitas yang tepat, karena itu adalah hal yang paling sering dikomentari peserta. Tapi itu juga merupakan salah satu area di mana banyak uang dapat terbuang.

Mayoritas pusat pertemuan menyediakan layanan makanan dan minuman mereka dari luar, hal ini menyebabkan sulitnya negosiasi biaya. Carilah venue yang di dalamnya memiliki operasi makanan dan minuman sendiri. Mereka biasanya dapat lebih fleksibel dalam menyesuaikan menu dengan anggaran acara. Pengelola acara yang baik akan memberikan fleksibilitas dan bantuan dalam perencanaan menu sekaligus mengawasi anggaran Anda. Staf pusat pertemuan dan hotel mengerti kebutuhan untuk berhemat dan seringkali dapat menawarkan saran untuk menghemat biaya.

Anda dapat memesan kopi dan air minum – dua minuman yang biasa dikonsumsi dalam jumlah besar di kebanyakan pertemuan –  per liter daripada per orang. Demikian juga, memesan kue per box, dan bukan per orang. Satu perencana pertemuan menyusun kotak dari air yang sudah diberi label dengan logo organisasinya, dan menggunakannya sebagai pengganti harga per botol di venue tersebut. Sponsor dapat menutupi biaya ini juga, sebagai gantinya, air botol yang disediakan menggunakan logo sponsor pada labelnya. Kemungkinan lain, air, jus dan teh biasanya dapat disediakan dengan tekonya untuk biaya yang jauh lebih rendah dari botol atau kaleng soda atau minuman lainnya per orang.

Pertimbangkan kembali mandat Anda. Alih-alih  makan malam duduk untuk 600 orang, buat saja makan siang. Atau adakan resepsi dengan makanan pembuka yang menggugah selera. Dengan salah satu dari cara tersebut, Anda akan dapat menekan biaya secara signifikan. Fleksibilitas di sini juga
dapat menghemat waktu dan biaya kepegawaian, yang seringkali diterjemahkan ke dalam tabungan yang signifikan.


6. Kekuatan Bintang sesuai Anggaran

Pembicara dengan nama besar dapat dengan mudah merusak anggaran. Jadi bagaimana Anda membawa bakat yang dapat menarik peserta hanya dengan sedikit uang?

Carilah pembicara yang tidak perlu melakukan perjalanan jauh untuk sampai ke acara Anda, atau mereka yang melakukan acara lainnya pada waktu yang sama dan berdekatan – seperti tur buku. Negosiasi dapat dijalankan. Gunakan pembicara yang dapat membawa sesuatu lebih untuk acara atau organisasi Anda –  seperti salinan buku mereka yang sudah ditandatangani, atau juga menulis artikel untuk surat kabar/situs web Anda yang dapat dipergunakan untuk promosi atau sebagai tindak lanjut acara.

Pertimbangkan membayar seluruh atau sebagian bayaran pembicara dengan produk atau jasa. Terkadang, beberapa hari ekstra di sebuah resor di/dekat venue dapat diterapkan. Dalam satu kasus, pembicara kami telah menerima setengah dari bayarannya dalam bentuk produk.

Perencana mungkin juga mempertimbangkan untuk memperoleh sponsor perusahaan untuk membantu pembayaran tagihan, atau berbagi biaya melalui iklan buku pembicara selama acara tersebut. Jadilah kreatif. Pertimbangkan apa saja yang vendor atau sponsor mungkin sediakan sebagai ganti ruang pameran atau iklan sebuah program, sebagai contoh.

 

7. Ajak Peserta Pertemuan untuk Mendaftar Online

Apakah Anda masih mendaftarkan peserta dengan pena dan kertas?

Pendaftaran web dapat menghemat sebanyak 90% dibandingkan dengan biaya metode kertas tradisional. Hal ini juga biasanya meningkatkan kepercayaan dan layanan pelanggan. Ada lebih dari 200 produk registrasi pertemuan berbasis web yang tersedia.

8. Peralatan Audio Visual dalam Fokus

Peralatan audio visual merupakan suatu area di mana biaya dapat meninggi dengan cepat, dan menyewa perlengkapan seperti projektor LCD bisa sangat mahal.

Jangan sembarangan menempatkan projektor di setiap ruang. Pertama-tama, tanyakan pembicara apakah alat itu akan diperlukan.

Haruskah Anda membeli perlengkapan Anda sendiri? Ada pro dan kontra untuk ini. Bandingkan biaya sebuah projektor dengan biaya menyewa satu, per hari atau per jamnya, dan tampak jelas bahwa Anda akan menghemat uang dengan membelinya jika Anda sering menggunakan peralatan tersebut. Tapi jangan lupa faktor biaya dan potensi kerusakan terkait dengan pengiriman peralatan yang sensitif.

Bisakah Anda melepas sendiri peralatan audio visual yang disewa setelah acara? Banyak perusahaan sewa peralatan mengenakan biaya pelepasan seperti pemasangan, walaupun pelepasan biasanya memakan waktu setengahnya, menurut para ahli. Tapi pastikan Anda paham serikat kerja yang berlaku dan peraturan venue sebelum menangani hal yang satu ini.

 

9. Gunakan Lebih Banyak Relawan

Ketika dana sempit, sumber tenaga kerja yang paling murah dan tersedia untuk banyak organisasi keanggotaan adalah relawan. Adalah ide bagus untuk memiliki cadangan yang tersedia di setiap slot. Meski mereka sedikit lebih susah untuk diatur, relawan seringkali mau bekerja dengan imbalan makan siang gratis atau tiket masuk gratis ke sebuah acara. Biasanya, mereka senang hanya dengan mempunyai kesempatan berinteraksi dengan anggota lainnya di kelompok.

Beberapa tips manajemen sederhana bisa sangat membantu Anda mendapatkan banyak bantuan dari relawan:
– Pastikan relawan terlatih. Berikan lembaran tip atau checklist sedapat mungkin.
– Bagikan harapan Anda dengan para relawan, termasuk tujuan dan hasil yang ingin dicapai dari acara tersebut. Semakin mereka memahami tujuan yang ditargetkan dan hasil yang diinginkan, semakin baik tugas-tugas mereka diselesaikan.
– Puji relawan. Biarkan mereka tahu bahwa pekerjaan mereka dihargai. Jika Anda dapat menemukan ruang untuk itu di anggaran, sebuah hadiah sederhana ungkapan terima kasih bisa diberikan. Jika
tidak mungkin, terkadang cara sederhana seperti MC mengucapkan terima kasih pada mereka dari atas podium pada acara yang tepat, dapat berjalan lancar.


10. Berhati-hati terhadap Biaya Dekorasi

Dekorasi ruang tempat acara Anda berlangsung juga adalah area lainnya yang bisa menjadi peningkat anggaran sesungguhnya. Berikut adalah beberapa cara sederhana menjaga biaya tersebut agar tetap rendah. Pertama, dan mungkin saran yang paling sederhana, adalah dengan menggunakan kembali penanda, taplak meja dan material dekorasi lainnya.

Taruhan terbaik selanjutnya adalah dengan mencari tahu apa saja yang tersedia langsung dari venue. Periksa inventaris venue Anda yang meliputi meja, kursi, kain linen, dan dekorasi. Menggunakan persediaan yang ada di dalam jauh lebih murah dibandingkan menyewa.

Anda bisa pertimbangkan menggunakan bunga yang sedang musim, sehingga lebih murah.

 

11. Gunakan Handout Elektronik

Berapa banyak yang Anda keluarkan untuk mencetak handout (salinan presentasi, pidato, kertas putih atau material lainnya) untuk acara Anda? Pertimbangkan untuk membuatnya tersedia secara elektronik. Abstrak presentasi, profil pembicara dan lainnya bisa ditawarkan online – dengan  keuntungan yang ditambahkan dari link ke situs web organisasi sponsor, link pembicara dan organisasi yang melakukan presentasi, serta link ke sumber-sumber informasi tambahan.

 

12. Biaya Instalasi dan Pemasangan

Pertimbangkan apa yang bisa Anda gunakan kembali – adalah ide yang bagus untuk menghemat biaya di banyak area, di antaranya biaya pemasangan dan pembongkaran. Bisakah Anda mengadakan beberapa acara yang dijadwalkan pada waktu yang berbeda di sebuah kemah atau area berpanggung yang telah disusun?

Membatasi waktu yang diberikan untuk pemasangan dan pembongkaran juga dapat menghemat biaya pekerja. Dan cari tahu apakah sesuatu yang Anda telah pasang dapat digunakan oleh acara
setelah acara Anda, untuk kemungkinan besar menghemat biaya pembongkaran, yang kalau tidak, hanya akan disusun kembali di tempat yang sama satu atau dua hari kemudian.

 

Kesimpulan : Ingat ROI

Terkadang bagian tersulit dari perencaan pertemuan – dan memelihara anggaran Anda – adalah meyakinkan atasan bahwa semua itu berguna dan tidak sia-sia. Sementara ini sangat penting terutama untuk acara besar, hal ini bahkan lebih kritis pada saat ini karena setiap baris hal dalam anggaran perusahaan diteliti untuk potensi tabungan.

Adalah ide yang bagus untuk menghitung ROI  (tingkat pengembalian investasi) untuk sebagian besar pertemuan. Ketika dinyatakan sebagai sebuah rumus, ROI terlihat seperti ini: keuntungan meeting dikurangi biaya meeting, dibagi dengan biaya meeting, kali 100. Berdasarkan penelitian, lebih murah bagi perusahaan untuk membuat kontak tatap muka awal dengan pelanggan melalui sebuah pameran dibandingkan tanpa diawali pameran. Juga ditemukan bahwa pameran adalah cara yang lebih efektif dalam hal biaya bagi perusahaan untuk mengidentifikasi prospek, dibandingkan dengan metode lainnya.

Ada banyak faktor untuk menentukan ROI dari pertemuan yang sukses, dan mereka harus disesuaikan pada tujuan dari acara yang spesifik. Pada akhirnya, jawabannya adalah sederhana: Apakah peserta puas? Apakah mereka pulang dengan membawa pengetahuan yang lebih dari sebelumnya? Apakah penjualan – atau setidaknya jumlah kemungkinan prospek – meningkat?

Tinggalkan komentar

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *